レガシィクラウド　ナレッジ

戸籍証明書等の広域交付の相続実務への影響｜代理請求や郵送請求はできる？

戸籍法の改正により、2024年3月1日より戸籍証明書等の広域交付制度がスタートしました。本記事では専門家のみなさまに、戸籍証明書等の広域交付制度の概要とともに、懸念される注意点、実務への影響などについて解説しています。

1　戸籍証明書等の広域交付制度とは

従来は戸籍証明書等を請求する場合には、本籍地がある各市町村に対して個別に行わなくてはなりませんでした。それは各市区町村で個別にシステムが構築されており、相互に連携ができていないことが原因でした。特に相続の手続きにおいては、相続人の確定のために、被相続人の出生から死亡までの戸籍証明書等を集めることが、相続人にとって非常に大きな手続き的な負担となっていました。

広域交付制度開始後は、本籍地が遠方にある方でも、住所地や勤務先等の最寄りの市区町村の窓口で戸籍請求書等が取得できることになります。取得したい戸籍証明書等の本籍地がどこにあっても1カ所の市区町村の窓口で証明書等を取得することができるようになります。
つまり、どこでもまとめて、戸籍請求書等を請求できるようになったのです。法務省の戸籍情報連携システムにより、各市町村の情報が連携されるようになったことで、1カ所での請求が可能になりました。

広域交付制度の開始により、相続業務を取り扱う事業の実務対応にも大きな影響を与えることになるでしょう。これまでの相続業務は、まず専門家が煩わしい戸籍収集を代行するところからスタートすることがよくありました。ところが、今後は戸籍収集を専門家・お客様どちらが行うのかを丁寧に比較検討し、説明することが求められるでしょう。

したがって、広域交付制度のメリット・デメリット・注意点などをしっかり理解しておくとともに、その説明方法についても十分に検討しておくことが大切となります。

２　戸籍証明書等の広域交付制度の注意点

注意点1　戸籍証明書等を取得できる人が限定されている

広域交付制度を利用して取得できる戸籍証明書等の対象者は、下記に限定されています。

・本人
・配偶者
・父母、祖父母など（直系尊属）
・子、孫など（直系卑属）

兄弟姉妹の戸籍証明書等は取得することができないので注意が必要です。
制度開始前は相続業務の依頼を受けた専門家が手続きで必要となる戸籍証明書等を全て取得していたようなケースでも、今後は広域交付制度を利用して戸籍証明書等の大部分を相続人が取得することになる場合も増えていくでしょう。

専門家としては、広域交付制度によって取得できる戸籍証明書等の範囲をしっかり説明し、相続人が取得する部分と専門家が取得する部分の線引きをきっちり行うことが大切となってきます。

注意点2　取得できる戸籍証明書等の種類が限定されている

広域交付制度によってあらゆる書類の戸籍証明書等が取得できるわけではありません。取得できるものと取得できないものがあります。

広域交付制度によって取得できるもの

・戸籍全部事項証明書（謄本）戸籍に記載された全員の事項を全て記載したもの
・除籍全部事項証明書（謄本）婚姻、死亡、転籍などにより全員が除籍になった戸籍で、全員の事項を全て記載したもの
・改製原戸籍謄本　法改正により新戸籍に作りかえられる前の戸籍で、全員の事項を全て記載したもの

広域交付制度によって取得できないもの

・個人事項証明書（抄本）
・一部事項証明書
・紙戸籍等のコンピューター化されていない戸籍
・戸籍の附票

よく誤解されているようですが、改製原戸籍謄本についても広域交付制度によって取得可能です。また、いわゆる抄本や一部事項証明書は対象外となっています。

戸籍の附票も対象外となっていることには注意が必要です。とりわけ、相続登記の手続きで必要となる被相続人の住所証明書として戸籍の附票を添付する場合、相続人が広域交付制度によって戸籍の附票は取得できないことになります。
必要書類の案内を行う際に、相続登記まで見据えて案内を行うことが重要となってくるでしょう。

注意点3　代理人による請求ができない。

広域交付制度においては、代理人による請求が認められておりません。
したがって、相続業務の依頼を受けた専門家が委任状や職務上請求用紙を用いて、戸籍証明書等の請求はできないことになります。
広域交付制度は相続人のみが利用できる制度ですので、注意が必要です。

注意点4　郵送による請求はできない

広域交付制度においては、郵送による請求は認められておりません。相続人が市区町村の窓口や出張所などに出向いて取得する必要があります。そのため、高齢や障害などの理由で外出ができない相続人は本制度を利用することが難しいということになります。上述のように代理人による請求はできませんので、このような場合は、従来どおり相続業務の依頼を受けた専門家が広域交付制度を利用せずに戸籍証明書等を取得することになるでしょう。

また、広域交付制度を利用して戸籍証明書等を取得する場合には、請求人である相続人の本人確認のため、市区町村の窓口や出張所などにおいて、以下の顔写真付きの公的機関が発行した本人確認書類1点の掲示が必要となります。

・マイナンバーカード
・運転免許証
・パスポート
・在留カード　等

なお、顔写真付きの本人確認書類であっても、公的機関以外が発行したものは認められません。また、広域交付制度では、通常の戸籍謄本等の請求よりも厳格な本人確認が定められているため、健康保険証、年金手帳等は本人確認書類として認められていません。

相続人に広域交付制度を利用して戸籍証明書等を取得してもらう場合は、この点のご案内は漏れなく行っておきましょう。

注意点5　事前予約が必要となる場合や即日交付が受けられない場合がある

市区町村の窓口の事務的負担を軽減するために、多くの市区町村において広域交付制度を利用する場合には、インターネット等で事前予約をしなければならないとされています。混んでいる窓口では、予約日が1ヶ月以上先になることもあるようです。また、インターネットで事前予約を行う場合、高齢の相続人だと対応が難しいことも想定されます。

さらに、通常の戸籍請求と異なり、即時・即日交付が受けられない場合が多いようです。制度の導入期であるため、システム障害が発生している市区町村もあるようなので、事前に問い合わせをして状況や手続き方法を確認してみるとよいでしょう。

広域交付制度を利用して迅速に戸籍証明書等を取得しようとしても、市区町村や相続人のスケジュールによっては、通常通り専門家が代理で取得した方が早いというケースも考えられますので、事前にしっかり検討しましょう。

3　広域交付制度の相続業務に対する影響

広域交付制度の開始によって、これまで専門家が行ってきた戸籍収集業務の価値が低下することは避けられないでしょう。

従来は、戸籍収集の煩わしさから、戸籍収集を専門家が代行することが、その後の相続手続きを受注するためのフロントエンド商品のような役割を担っていたと思います。広域交付制度開始後は、広域交付制度を利用して相続人が戸籍を収集した方が手続きが早く進むケースがほとんどとなりますので、戸籍収集業務以外のサービス価値を訴求していくことが大切となってきます。その後に控える遺産分割協議書の作成、相続登記、相続税申告などの価値をこれまでよりも丁寧に説明することが求められるでしょう。手続き代行にとどまらず、コンサルティング要素を付加していくことを検討してもよいでしょう。

とりわけ複雑な相続関係である場合には、戸籍収集が目的なのではなく、相続人の確定（専門家が戸籍をチェックすることに価値がある）が目的であることを相続人に伝えることも当然重要となってきます。

また、特定の戸籍証明書のみを取得した場合の報酬や戸籍チェックの報酬を設定していくことも求められるでしょう。

相続手続きの入口である戸籍収集だからこそ、相続人に対する広域交付制度の説明は慎重かつ丁寧に行うことが求められます。相続人との役割分担を明確にすることも大切です。広域交付制度を利用してもらうことによって、専門家側の事務負担軽減にもつながりますので、上手く活用し、相続人・専門家双方にメリットがある形で業務を進めていくようにしましょう。