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【税理士向け】電子帳簿保存法を紐解く | 改正内容や要件を解説

最近CMなどで電子帳簿保存法が改正されるというものをよく目にします。電子帳簿保存法は度重なる改正がありますが、内容としてはより利用者が使いやすいように改善されていっています。この記事では、顧問先への案内を必要とする税理士の先生方へ、要件や今年の改正内容を解説していきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存することを定めた法律です。令和６年１月１日より電子データとして受け取った請求書や領収書などは、電子データのまま一定の要件を満たした上での保存が求められます。

令和４年度税制改正により宥恕措置が設けられておりましたが、その宥恕措置も令和5年12月31日で終了となります。今までは受領した電子データを書面に出力して保存していた事業者がほとんどですが、これからはそういった保存方法が原則として認められなくなります。

電子帳簿保存法における3分類

電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存区分は大きく次の３つに分類されます。

①電子帳簿等保存
➁スキャナ保存
③電子取引

①電子帳簿等保存

事業者が電子的に作成した国税関係書類や決算関係書類を電子データのまま保存できる区分です。仕訳帳や総勘定元帳、固定資産台帳などの「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した書類データ」や、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などの「自己が一貫して電子計算機を使用して作成した書類データ」が対象となります。

また令和３年度税制改正により、税務署長の事前承認が不要となり、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備されています。

【令和3年度 改正前】

①開始の日の3か月前までに税務署への申請が必要
②保存要件を満たすための特別なシステムが必要

【令和3年度 改正後】

①税務署長の事前承認不要
②最低限の保存要件を満たす電子帳簿も電磁的記録による保存が認められる（保存要件緩和）

※1 優良なら過少申告加算税を5%軽減
※2税務調査でのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は②③不要

②スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙で受領した請求書や領収書を電子データに変換して保存することが認められる区分です。紙での保管が必要ではなくなるので、書類の保管コストの削減やシステムによる証憑と帳簿の紐づけによる確認業務の負担軽減が期待できます。
令和３年度税制改正により、税務署長の事前承認が不要となるなど、使い勝手がよくなっています。

③電子取引

電子取引とは、電子メール等の電磁的方法により受領した請求書や領収書等の取引情報が記載された書類について、可視性の要件及び真実性の要件を満たした上での保存が求められる区分になります。
スキャナ保存は、証憑書類を紙から電磁的記録に変換する際の区分になりますが、電子取引は電磁的記録を「電磁的記録のまま」保存する際に一定のルールを求める区分になります。基本的には、今まで可能であった電磁的記録から書面に出力する方法による保管が認められなくなります。

電子取引については令和４年度税制改正により、下記の要件を満たす場合には令和4年1月1日から令和5年12月31日までの間については、電磁的記録を書面による保存でも認めることとされました。

①納税地等の税務署長が、電子取引の取引情報につき保存要件(下表の要件)を満たして保存することが出来ないことについてやむを得ない事情があると認めるとき
➁電子取引の取引情報の電子データを、書面に出力して保存している

出典：国税庁『電子帳簿保存法が改正されました（令和３年12月改訂）』

電子帳簿保存法の対象となる企業

電子帳簿保存法は【すべての企業・個人事業主】が対象となります。また、公益法人等であっても収益事業を行っている場合には、電子取引保存の対象となります。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法を適用すると、紙の帳簿書類を作成・保存・管理する必要がありません。そのため、紙の印刷代等の節約や保管スペースを縮小させることが出来ます。結果として社内のペーパーレス促進や働き方改革の促進にもつながります。

社内におけるペーパーレスが促進される

紙媒体での保管の必要性がなくなるためペーパーレスが促進され、物理的なスペースや郵送作業の削減、管理業務の効率化などが実現できます。

働き方を見直すことが出来る

今までは、リモートワークを推進しようにも紙での保存をしているケースがほとんどだったので、証憑の確認が必要となり出社しないとできない業務がありました。電子化を推進することでリモートワークによる対応が可能となりウィズコロナに合わせた働き方が可能になります。

電子帳簿保存法に対応する際の注意点

電子帳簿保存法に対応する場合には経理部等の関連部署だけでなく、企業全体の業務フローを見直す必要があります。また、スキャナ保存制度を導入する場合には、対応した経費精算システム等を導入する必要があります。毎月のランニングコストが発生するようなシステムがほとんどですので、投資とリターンを考慮して導入するかどうか検討する必要があります。

業務フローを見直す

電子化を導入する際には業務フローを見直して、必要に応じて新たな業務フローを策定したり、マニュアルを整備したり、研修/教育を行ったりなどを行う必要があります。例えば、今まで支店や営業所の領収書等を本社に郵送して確認していた作業が不要となります。
(支店・営業所の領収書等は定期監査後に各支店・営業所ごとで廃棄とする社内ルールを制定する。○○日以内に領収書等)

コストを考慮する

電子帳簿保存法に対応する場合にはシステムの導入が必須になることがほとんどです。紙での保存を電子化することによる保管スペースなどのメリットと導入コストを天秤にかけて対応を検討する必要があります。

【令和5年度税制改正大綱】電子帳簿保存法の改正点とは

2022年12月16日に令和5年度税制改正大綱が公表されました。次の点について改正がされる予定です。

①「優良な電子帳簿」の範囲の見直し
➁ スキャナ保存の要件緩和
③ 電子取引の新たな猶予措置”

「優良な電子帳簿」の範囲の見直し

改正前は保存が必要とされるすべての帳簿について、優良な電子帳簿の要件を満たす必要がありました。改正により対象となる帳簿が限られるものとされ、導入のハードルが下げられます。

【改正前】

すべての帳簿

【改正後】

「スキャナ保存」の要件緩和

スキャナ保存時のスマホ/スキャナ機器等における解像度及び階調情報の保存要件が廃止となります。これにより新たにスキャナ保存用の機器を購入せず、既存の機器で対応できるケースも増えるかと思います。

① 解析度、階調及び大きさ情報に関する保存要件の廃止
➁ 入力者情報等に対する情報の保存要件の廃止
③ 帳簿との相互関連性要件の対象を重要書類に限定

「電子取引」の新たな猶予措置

令和４年度税制改正大綱における宥恕規定については、延長されず当初の予定通り2023年12月31日で終了となります。しかし、依然として電子取引の電磁的記録に対応できていない中小企業等が多いことを鑑みて、新たな猶予措置が設けられます。

具体的には、次の要件を満たす事業者については、電子データを保存した上で、紙出力による保存が認められます。
(この場合の電子データの保存につき、検索要件等は求められません。)

①税務署長が「電子取引を保存要件に従って保存することができなかったことについて相当の理由」があると認めるとき
➁税務調査時に電子取引につきダウンロードの求めに応じる
③税務調査時に出力書面の提示又は提出の求めに応じる

上記①における税務署長が認める「相当の理由」ですが、どういった場合を指すのかは具体的に明示されておりません。しかし、中小企業者等における現在の電子取引への対応状況から鑑みるに、幅広く認められるものになると思われます。