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【士業向け】退職代行会社を使われたら？顧問先に向けた労務アドバイス

退職代行からの突然の連絡は、企業に混乱やトラブルを招きかねません。利用者の増加に伴い、代行会社の特徴や法的リスクを正しく理解し、退職届の提出依頼や貸与物返還など、企業が取るべき実務対応を押さえておくことが重要です。本記事では、士業のみなさまに向けて、顧問先が慌てず適切に対処するための最新ポイントをまとめます。

１　一般化しつつある退職代行

筆者の顧問先でも、退職代行から連絡があり、その後の対応について相談を受けるケースが増えてきました。退職代行を利用する背景としては、退職手続きに関する精神的負担の軽減やトラブルの回避、迅速な退職の実現などがあり、若年層を中心に広く利用されていますが、パート・アルバイト、新入社員、ベテラン社員などまんべんなく利用されているようです。

このような退職代行の普及に伴い、退職代行の主体も増え、①民間業者が運営するもの（いわゆる退職代行会社）、②弁護士が運営するもの、③労働組合が運営するものがあります。

今後も利用頻度が増える可能性のある退職代行がどのようなものであるかを理解したうえで、突然の連絡にも慌てず間違えのない対応をとることが企業として求められます。
そこで以下では、主に退職代行会社の特徴と対応上の留意点を解説いたします。

２　退職代行とは

退職代行とは、一般的に「退職する旨の意思表示」を従業員本人に代わって使用者に伝えたり、退職に関する手続きを代行したりすることをいいます。「退職をする旨の意思表示」とは、雇用契約という「契約」を、従業員の都合により解消する旨の使用者に対する意思表示であり、退職届を提出するのが通常です。

この「退職をする旨の意思表示」による雇用契約終了の効果については、期間の定めのない雇用契約の場合、意思表示が到達してから２週間を経過することによって生じます（民法６２７条１項）。そのため、意思表示から２週間以降の日を指定して退職をする旨の意思表示がなされれば、基本的には指定した日の経過で退職の効力が、もし退職日を定めていない場合（退職日は特定すべきですが）でも遅くとも意思表示がなされてから２週間経過することによって契約終了の効果が生じます。

そのため、従業員や退職代行からいきなり「今日をもって退職します、本日付退職の退職届を提出します」と言われても、使用者は、そのような退職届を受理する義務はありません。もちろん使用者が即日退職でもよいとして受理すれば即日退職の効力は生じます。ただ、そのような即日退職の申し出を使用者が受理しない場合でも、従業員の退職意思は明確なので、民法６２７条第１項に従い、２週間経過によって退職の効力は生じると考えた方がよいでしょう。

なお、使用者が意図的に労働者からの退職の意思表示を受け取らないなど、通知の到達を妨げたとしても、通常到達すべきであった時に到達したものとみなされてしまいます（民法９７条２項）ので、ご注意ください。

３　退職代行会社と特徴

（１）退職代行会社とは

退職代行のうち、業者がおこなうものを一般的に退職代行会社といいます。退職代行会社は、法的な交渉の代理権がないため、従業員本人が使用者に伝えたい内容を代わりに伝えるという建付けであり、一般的に「使者」としての扱いになります。「従業員の●●さんが退職したいと言っているので、代わりにお伝えしました」と伝言するイメージです。

退職代行会社は、依頼者から交渉権限をもらって代理人として交渉するものではないため、弁護士法が禁止する非弁護士の法律事務の取り扱いには該当しないといわれています（弁護士法７２条、７７条参照）。

ただし、退職に関しては、退職日をいつにするか（雇用契約終了の効力発生時期の問題）、有給休暇の取得方法について（有給休暇の権利行使の問題、時季変更権の行使の問題）、引き継ぎをしなかったことにより会社に生じた損害（民事上の損害賠償請求の問題）など、法的な交渉と関わる可能性があります。また、退職代行会社が法律事務の取り扱いをしなくても、依頼者である従業員を第三者（弁護士）に斡旋して紹介料を得ているような場合も、「非弁提携」として弁護士法違反の問題に発展します。

（２）退職代行会社との基本的なやり取りについて

ア　従業員の依頼確認

退職代行会社から使用者に対する連絡方法は様々で、書面ではなく電話の場合もあります。電話の場合、本当に従業員から依頼を受けて電話をしているのか、また電話相手が退職代行会社かもその時点では判然としません。これまでに取引があるわけではないので、いきなり電話だけで信じるというのはリスクがあります。

いきなり知らない人から労働者のことについて電話で問い合わせがあった場合には「労働者の個人情報についてはお答えできません」と対応するでしょうから、退職代行のときも本来は同様に対応すべきです。そのため、まずは退職代行会社に対して従業員が依頼したことを証明する資料を提出するよう求めるべきです。

そのような資料が出せないのであれば、使用者から従業員本人に対して、退職代行会社に依頼をしたか？あなたに関する従業員情報を退職代行会社に開示してやり取りしてよいか？を念のため確認させてもらう旨の断りを入れた方が良いでしょう。

なお使用者から従業員への確認の趣旨は、退職代行会社に依頼したか否かの点であるため、そこで「なぜ退職代行会社に依頼したのか？」「なぜ今退職するのか」などと話してしまうとトラブルになりますので避けましょう。

そのためメールなどで「退職代行会社から退職する旨の連絡がありました。個人情報の観点から○○さんの情報を伝えてよいかどうか、念のため確認させていただきたく連絡しました。連絡してよいならば、「はい」、伝えてはいけないならば「いいえ」でシンプルにメールで回答してください。」などという形で、必要最低限のやり取りで確認するのがよいでしょう。

イ　退職届の提出を求める

退職代行会社から退職の連絡があった場合には、必ず退職届の提出を求めましょう。従業員本人が退職代行会社に依頼したかどうかがはっきりとしなくても、本人の退職届が出れば退職する意向があることは明確になります。

退職届については、従業員本人から使用者に直接郵送されるケースと、退職代行会社経由で会社に郵送されてくるケースが考えられますが、いずれにしても従業員本人名義の退職届であれば受理してしまって構いません。

なお、退職届の書式について特に法令上は定まった書式があるわけではないので、従業員が使用者所定の書式ではない退職届で提出をしてきた場合でもそのまま受け取ってしまった方がよいでしょう。使用者所定の退職届でなければ退職の意思表示とは認めない、という主張は難しいからです。

なお、退職代行会社とは法的な交渉ができないので、例えば、使用者から退職代行会社に対して、退職日の変更はできないか？というようなお願いをしても、退職代行会社からはそのような交渉はできないと言われてしまいます。そのような連絡があった旨を依頼者である従業員本人には伝えますと、取り次いでくれる可能性はありますが、従業員側はそのような交渉に応ずる義務はないので、そのまま連絡がなく時間だけが経過するというパターンが想定されます。

そのため、退職日変更の交渉が難しそうであれば淡々と退職手続きを進めた方がよいでしょう。

ウ　退職届の受理承認書を交付する

従業員本人からの退職の意思表示であっても、退職代行会社からの退職の意思表示であっても、退職の意思表示であることには変わりがなく、その退職の意思を使用者が受領すれば、使用者の同意なく退職の意思表示を撤回することはできません。

しかし、退職代行会社からの電話連絡の場合、その電話を受け取ったのが例えば総務の社員（外部からの電話があるとまずつながる部署）であったりすると、退職の意思表示を使用者がどのタイミングで正式に受理したかが不明確になることがあります。

そのため、退職代行会社から退職の連絡がありその内容で退職を認める場合や、退職届の提出があった場合には、「退職届の受理承認書」を送るのが安全です。

なお、退職代行会社に退職届の提出を求めているのに、一向に退職届が提出されないというケースがあります。退職の意思表示は、必ずしも退職届でなければならないものではないため（口頭でもできる）、退職届が提出されていないから、まだ退職の意思表示は正式には届いていない、退職の効力は生じないという主張はしにくいです。

そのため、退職届が提出されない場合も、「退職の受理承認書」（退職届が出てきていないので、「退職」としています）という形で、「貴殿の依頼を受けた退職代行会社〇〇より、貴殿が〇年〇月〇日をもって退職したい旨の連絡がありましたので、これをこちらは同日受理しております。なお退職代行会社には退職届の提出を依頼しておりますが、現時点までに提出がなされておりません（入れ違いになってたらご容赦ください）。退職の手続きは進めますが退職届の提出もお願いします。」という形で、退職の意思を受理して撤回できないことの証拠を残しておいた方がよいと考えます。

エ　貸与物の返還や書類のやり取り

退職にあたって使用者が貸与したパソコン、スマホ、鍵、制服、名刺など返還を求める必要があれば、時期を指定して返却するよう退職代行会社に伝えます。ただし、口頭でのやり取りだと何の返還を求めたのかが分からなくなってしまうため、返却物の一覧を作成して、退職代行会社に送るか、直接本人に送ってよいかを退職代行会社に確認するのがよいでしょう。

なおパソコンなどの精密機械の場合の郵送方法など指定があればそれも指定してください。なお借りたものを返す場面であるため、送料については従業員負担であることも明記しておきましょう。

なお、同様に事業所に残っている従業員の私物をどうするかも決める必要があります。例えば、退職代行会社から退職日まで有給休暇を全て消化して出社しないとの連絡があった場合など、もう事業所に来る機会が無いような場合に、いつ、どのような方法で引き取ってもらうかです。

いずれにしても、勝手に使用者が従業員本人の鍵のかかる更衣室のロッカーを開けたり、引き出しを開けたりしないことです。あとで「ロッカー入っていた○○がなくなっている」などと言われてトラブルになることがあります。貸与物の返還と同様に引き取りに来るのか、郵送で送るのか等を決める必要があります。

貸与物の返還についても、私物の引き取りについても言えることですが、従業員が使用者の休みの日や従業員がいない深夜に来て、これらを行うことがあります。しかし、きちんと貸与物の返還があったかの確認ができませんし、私物以外の使用者の所有物を持ち帰られても困ります。使用者には施設管理権がありますので、そのような立ち入りを制限することができます。退職代行会社に連絡して「私物の引き取り、貸与物の返還を来社して実施したい場合は予めその旨をお知らせください。そのうえで使用者が指定する日時に来てください。連絡なく来られても対応ができない場合があります。」と伝えた方がよいです。

なお従業員本人の引き出しやパソコンについて、本人が担当している業務についての引き継ぎのために資料を探したり、内容を確認したりするために開示や閲覧することは業務上の必要性があるためやむを得ないと考えます。

オ　引き継ぎについて

退職代行会社は、あくまで退職の意思表示の代行であって、従業員の雇用契約に基づく全ての権利義務について代行ができるわけではありません。特に雇用契約に基づく使用者の業務命令権について、退職代行への依頼によって全て行使できなくなるわけではありません。そのため直接従業員と連絡を取りたい、引き継ぎをお願いしたいということはできますし、この点は退職代行会社も本人に伝言をしてくれたりすることはあります。

ただ従業員は「退職日まで有給休暇を全消化するので出社も、引き継ぎもしません。そのため業務のことで電話してこないでください」と言ってくることが予想されます。有給休暇の取得については、退職日までの労働日の全てについて有給休暇の取得を申請されることが多く、そうすると使用者も時季変更権の行使の余地がないところです。

どうしても引き継ぎが必要であるにもかかわらず、従業員本人が退職日まで有給休暇を取得して就労はしないと宣言している場合には、退職日までのどこかの休日に休日出勤を命ずることを検討します。もともとの「休日」には有給休暇は取得できないからです。休日出勤命令を発したとしてもその日は休日のままです。

有給休暇を全取得したとしても、休日出勤命令には従わざるを得ない（雇用契約上に休日出勤命令の根拠、３６協定等が締結されていることが前提）ことになりますし、退職によって引き継ぎが生じ、かつ有給休暇を取得しているので平日の引き継ができないということになれば休日に出勤を命ずる業務上の必要性は生ずると考えてよいでしょう。

したがって休日出勤を命じた日であれば業務のことについて連絡もできますし、その日の就労を拒否すれば、休日命令違反になり、それによって引き継ぎができなくなるということによって損害が生じた場合の責任の問題にも発展するため、従業員側も引き継ぎには協力してくれるケースがあります。

退職代行会社に連絡し「引き継ぎのために休日出勤命令を出す。突然退職となるため引き継ぎは高度の必要性がある。業務命令権に基づくものなので直接使用者と従業員とでやり取りをさせてもらう」旨を伝えます。事案によっては「業務命令なので拒否した場合には業務命令違反として懲戒事由に該当する」「拒否したことで、損害が発生した場合には責任を追及する可能性もあるので、従ってほしい」という説得をせざるを得ないケースもあるでしょう。

これらは、有給休暇を取得したことを問題にしているのではなく、あくまで正当な休日出勤命令を拒否したことを問題にするものであるので、伝え方を間違えないようにしましょう。

【退職代行会社の特徴、ポイント】

・電話やメールなどの簡易な方法で連絡がくることがある。
・依頼を証明する資料の提出を求めるべきだが、出してくれないこともある。
・退職届の提出は必ず依頼する。
・退職に関する条件交渉を退職代行会社と直接はできない。
・退職の代行であり、雇用契約に基づく業務命令権は使用者に残っている。

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